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2019年石家庄酒店年会场地安排攻略 2019年12月13日

  时间总是过的很快,2019年即将过去,2020年即将到来,忙忙碌碌的一年,无论是有收获,还是遗憾,无论是有成绩,还是不足,岁末年初,企业都会根据自身的实际情况做一些年终会议,尾牙会、客户答谢会、员工联欢会、励志表彰会等等。那么,你知道如何挑选年会场地吗?在交通便利性、场地灵活性、服务品质等必备要素的基础上,还应该注意哪些方面呢?下面让小编来告诉你吧。

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     1、对场地星级是否有要求

 

这取决于你这场年会活动想要达到的目的,是公司内部的,还是面向客户的,是否需要做一下面子工程、形象工程,看你的需求。五星级豪华酒店肯定环境好、服务优,当然这一切也同样会体现在价格中。

 

2、对场地位置、交通是否有要求

 

这取决于你来参会的嘉宾,如果是公司内部同事参与,那就选择离公司近的酒店;如果是外宾多的,就选择使馆区附近的酒店;如果是全国各地赶来参会的客户,可以选择离机场或火车站近的酒店。还要看来宾的出行方式,如果地铁多就优选离地铁近的。也可以按照商圈来选择。

 

3、对会场的要求(挑高、面积、装修风格、新旧程度等)

 

这取决于你的活动类型,挑高矮的3米及以下的只适合普通的会议,挑高矮确实看起来不够大气。如果是个启动仪式、发布会之类的,建议选择挑高6米左右的厅,现场才可以出效果。如果是商务会议,就不要找那种90年代装修风格,老接婚礼宴会的厅。一般装修不超过5年的厅都比较显新,审美也符合现代大众审美。

 

4、确定好活动日期,和酒店签了合同,就不要更改

 

更改活动时间,会给酒店出租场地带来麻烦,造成空置率,而一般酒店都会收取违约金作为代价让违约方买单。即便赶上管理没那么严格的酒店,帮你往后延期,恐怕近期的好日期也都预定出去了,所以在和酒店签合同的时候,一定确定好时间,特别是和这场活动邀请的重要嘉宾确定好。

 

5、与酒店确定搭建时间

 

活动搭建时间需与酒店具体协调,一般情况下,活动前一天会场如果没有活动,晚7点后便可进场搭建,如果有活动,要等前一场活动结束,撤场完毕后再进场搭建。具体搭建时间需要与酒店确认好,再告知搭建方,充分沟通协调好,才可保障搭建的顺利进行。 

 

6、搭建押金

 

酒店都会在搭建进场前或者搭建当天收取搭建押金,大部分是收现金,有的也可以信用卡的预授权,一般在活动结束三日内可以到酒店前台凭借押金条领取。

 

7、搭建工作人员出入证的办理

 

确定好工作人员数量,进场人员都需要携带身份证及押金(一般为20/证)来办理酒店的《出入证》。

 

8、搭建前酒店重点区域的拍照留底

 

有些酒店很注意搭建过程中的磕碰,会在活动结束后,宴会负责人到会场重点区域(门、门框、演讲台等)进行检查是否有磕碰、掉漆等,如有酒店方认定的新伤,会从搭建押金中扣除几百甚至数千元的赔偿金。

 

为了不为之前的旧伤买单,搭建前一定要对会场重点区域进行拍照留底,有照片为证,以免造成不必要的扯皮及经济损失。

 

9、搭建前需对货梯通道位置进行确定

 

进场搭建前,确定货梯通道的位置十分重要。酒店电梯一般分客梯和货梯,而搭建场地所用的器材是不允许走客梯的。一般情况下货梯离活动场地都很近,便于运送货物,提前确认好货梯的位置,做好搭建部署,做到事半功倍, 提升工作效率。

 

10、需要酒店配合的部分提前整理逐条确认

 

年会活动离不开各方的配合,酒店的配合也是极为重要的,活动中需要酒店予以配合的各项事宜均需提前与酒店方沟通,对分工进行明确。

 

以上只是列举的几项与场地相关的常见问题,还有更多细微末节需要沟通协调的地方,在这里就不一一列举了。这里只是想告诉大家,一场年会活动的顺利举行,前期需投入大量的人工,除了活动策划、视觉设计、物料采买等,更为重要的是与供应商、酒店方进行活动事宜的对接及确认,确保各项事宜、各个环节都可以按部就班地进行,以此保证活动前期准备工作的落实,为活动顺利进行打下坚实的基础。好了,如果今后大家在组织年会过程中遇到各种问题,欢迎联系我们会易帮,我们一定帮你轻松解决所有问题。