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会帮观点:企业会议组织,其实就是一场谙熟人性的实践 2019年10月28日

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马斯洛的需求理论揭示了人的基本特性。他把人的需求由低到高分为五个层次,即生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要以及自我实现的需要,这在企业会议组织当中具有很好的实践意义。

首先说生理需求,生理需求是人最低层次的需求,但吃,看怎么吃了,尤其在酒店组织会议,在吃上就有很多学问了,弄不好就会出很多问题。与会议相关的“吃”大致可以分为两个层面,一个是“吃饱”一个是“吃好”。吃饱就是为了填饱肚子,在星级酒店,最普通的一份快餐,怎么也要25-35元左右,不能再低了。如果会议组织方为了省钱,在午餐方面打折扣,那对参会人员来说,就可能产生很不好的影响,要么会说会务组太扣了,要么就会说,选的这是什么酒店,做的饭菜怎么这么难吃,这样对双方都不太好。因为所有人,在“吃”上都是有挑剔的。那么除了“吃饱”之外,就要“吃好”了,吃好的话,有自助餐,有桌餐,基本上想吃好的办法是很多的。尤其在高档酒店,“吃好”是很容易满足的。这就看会务组的整体预算和安排了,比如对于一些招商会议,如果不招待好邀请的招商客户,可能整个招商活动都会失败。所以在吃上,一定不能马虎。


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第二就是安全需求,安全需求对于很多会务组织方来说,重视的程度很低,为什么呢?大部分都认为,我在酒店组织活动,能有什么危险的事情呢,其实,可不是那样,组织一场会议,少则几十人,多则几百人,保证开会每个人的安全,是会务组必须要严肃对待的事情。具体包括目的地安全,交通安全,活动现场安全,和户外活动安全四个方面。就拿其中的场地安全来说,必须要对酒店的进入和出口都清楚,酒店的桌椅和硬件做到提前检查,以免发生一些意外。比如有些酒店的会场,容纳人数是有限制的,不能超员,如果超员的话,会对酒店硬件设施产生不利的影响,同时也会引发人员拥挤受伤的情况发生。所以安全需求必须要格外重视。


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第三就是社交需求,有很多朋友和客户很多都是通过参加会议而认识的,社交需求,是每个参会者的心里的诉求,都想通过一场会议认识一些对自己有利人,结交一些朋友,积累一些人脉关系。对于会议的组织方来说,要把社交需求发挥好,能够增进会议的效果,融洽会议的氛围。这也是会议组织方在组织策划会议活动中,必须要考虑到的。

第四就是尊重需求,要求会务组对会议参加者要足够的做到尊重和包容,对于邀请参加会议的人员,要做到相关的告知义务,比如当天的天气情况,酒店的停车位在什么地方,会场在几楼,是否需要参会人员携带相关东西,参会人员在饮食上有没有特别的风俗习惯,都要提前了解和告知。这些细节方面,会务一定要知道,只有对参会人员尊重和重视,才会赢得别人的重视。


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最后一个,自我实现需求,在每次会议活动的组织过程中,“自我实现”的需要在会议中通常表现为对于更高社会地位、更大影响力的追求。人是社会性动物,而社会性动物是分地位和阶层的。在社会生活中,人们划分社会等级的方法有很多,而会议则是将这种社会等级划分显现化的最主要的方式之一。你在企业内部的级别有多高,你在行业领域内的影响力有多大,只要你参加了该企业、该行业领域内权威性的会议活动,这一点很快就能显示出来。换句话说,会议又是一种排座次、显示社会地位的工具。那么,作为会议策划人,又该如何把握人们的这种需求呢?

1、让人们的这种需求尽可能多的得到彰显。如果他是领导、嘉宾、演讲人、分享者,你就要想办法让会议参与者都知道他的社会地位,了解他在该行业或领域中所取得的成绩。

2、利用人们的这种心理和会议的这种特性,让更多人获得“自我实现”的感觉,以便更好地实现会议的目标。在可能的情况下,除了邀请领导和知名人士之外,也可以邀请一些级别较低或名气较小的人,让他们在会议上做分享,而这部分人通常会更珍惜你给他们提供的机会。除了“做分享”之外,让更多普通人体现价值感的方式,还有展示自己的特长、技能等。在众人面前“露一手”,可以让很多人“感觉更加良好”。对于会议组织者、策划人而言,这显然是一件双赢的事情。

通过以上分析可以看出,人的需求是多方面的,作为会务组织方来说,一定要做到位,做到人性的洞察,才能处理好各种关系,才能把事做好。做会议和活动,在了解人的基本需求及其特点的基础上,不断地磨练,再加上些不断地学习和总结,你就很有可能在不长的时间内成为这方面的高手。